Compétence M9

Appliquer une stratégie, un plan et des outils de communication

• Quoi :

Cette compétence consiste à mettre en œuvre une stratégie de communication en élaborant un plan efficace et en utilisant des outils adaptés, afin de transmettre des messages clairs et cohérents aux publics ciblés.

• Comment :

1. LI 3 : Le livre insiste sur l’importance d’une culture explicite et d’un "story-making" pour fédérer les équipes autour d’une vision data-driven. Cette stratégie narrative permet de renforcer la cohérence des messages et d'assurer une meilleure communication interne et externe.

Extrait de ma li 1 (phase 1)

2. Koloka : J'ai mis en place des outils de communication pour structurer et coordonner l'équipe, notamment en organisant des sprint reviews, des réunions d'équipe, et en planifiant les sprints dans l'agenda avec des invitations aux membres. Ces actions montrent ma capacité à structurer et à appliquer une stratégie de communication efficace au sein du projet.

extrait d'azure devops du projet koloka extrait d'un rdv sur outook pour le sprint review extrait de gather, un outil de communication équivalent à teams extrait du github de Koloka

extrait d'un message sur teams

3. DevPro : J’ai contribué à la structuration des échanges et des processus de communication en utilisant Scrum, avec des sprint reviews, des réunions hebdomadaires, et des outils comme GitHub pour centraliser les contributions. J’ai également rédigé des documents techniques, comme la matrice des risques et le plan de projet, pour assurer une communication claire et alignée entre tous les membres de l’équipe et l'utilisation de Teams.

extrait d'azure devops du projet devpro extrait du github du projet devpro extrait de notre groupe Teams

4. CIMO : J’ai contribué à à l'organisation de la communication autour de réunions régulières, en utilisant Azure DevOps pour centraliser les tâches et les informations clés du projet. J’ai également rédigé des comptes rendus et préparé des documents comme le backlog et le tableau des livrables pour assurer un alignement clair entre les membres de l’équipe et les parties prenantes ainsi que la documentation finale.

extrait de notre méthodologie agile sur azure devops

extrait de notre méthodologie hybride sur azure devops

5. VA : J’ai participé à la planificatoin des détails logistiques du voyage (réservations, paiements, etc.) et structuré les échanges en rédigeant des rapports avant et après le VA. Ces documents ont servi de base à une communication claire et alignée avec les parties prenantes.

extrait du fichier excel du budget prévu avant le va

6. Trello : En utilisant Trello comme outil de suivi collaboratif, j’ai pu centraliser les tâches et partager les priorités avec les membres de mes équipes. Cela a facilité la communication et la coordination des projets.

extrait de mes tâches sur Trello

7. Calendrier : Mon calendrier a servi de base pour communiquer clairement mes disponibilités et organiser des réunions ou des sessions de travail avec mes camarades et le coach.

extrait de ma planification du semestre

• Pourquoi :

Mettre en place une stratégie de communication permet d'assurer une transmission claire des informations, de coordonner efficacement les équipes, et de garantir un alignement entre les parties prenantes. Une bonne communication réduit les malentendus, facilite la prise de décision et améliore la collaboration, notamment dans des projets impliquant plusieurs intervenants avec des objectifs divers.

• Application pratique :

Dans le projet Koloka, l'utilisation d'outils comme Azure DevOps, les invitations aux réunions via un agenda partagé, et les comptes rendus ont permis de maintenir une communication fluide au sein de l'équipe. Pour DevPro, la rédaction de documents techniques, comme la matrice des risques et le plan de projet, a permis d'assurer une compréhension commune des objectifs et des tâches. Enfin, lors du Voyage Apprenant, les rapports préparés avant et après l'événement ont contribué à informer les parties prenantes des progrès réalisés et des prochaines étapes.

• Réflexion personnelle :

Ces expériences m'ont montré que la communication ne se limite pas aux réunions, mais passe aussi par la rédaction de documents structurés et l'utilisation d'outils collaboratifs. J'ai réalisé que la planification en amont et l'utilisation d'un calendrier clair permettent de mieux organiser les échanges et d'éviter les imprévus. Cela m'a encouragé à renforcer mes compétences en gestion de la communication pour améliorer encore la coordination et la cohésion au sein des projets.

Savoir identifier des domaines spécifiques de la communication d’entreprise

• Quoi :

Cette compétence consiste à comprendre et différencier les divers domaines de la communication au sein d'une entreprise, tels que la communication interne, externe, institutionnelle, de crise, marketing et digitale. Elle implique la capacité à analyser les besoins spécifiques de chaque domaine pour adapter les stratégies et les messages en conséquence. Par exemple, la communication interne vise à informer et engager les employés, tandis que la communication externe se concentre sur l'image de l'entreprise auprès du public et des partenaires. En identifiant correctement ces domaines, on peut choisir les canaux appropriés, élaborer des messages efficaces et atteindre les objectifs de communication fixés par l'entreprise.

• Comment :

1. Koloka : Participation aux réunions d'équipe avec Léo et Joiakim pour clarifier les objectifs du sprint, organiser les sprint reviews et synchroniser les tâches à travers DevAzure. Ces échanges ont permis d'améliorer la coordination et de maintenir une transparence sur l'avancement du projet. Organisation des réunions avec le Product Owner pour présenter l'avancement, recueillir des retours et ajuster le projet selon les attentes du client.

extrait d'azure devops du projet koloka extrait prise de notes sur teams lors d'un sprint review extrait de gather, un outil de communication équivalent à teams

2. DevPro : Animation des séances d'intelligence collective, où chaque membre présentait des idées sur des outils technologiques. J'ai également dirigé certaine réunions de rétrospective pour analyser les résultats et ajuster le backlog. Présentation régulière des avancées au client (équipe HES), notamment lors des réunions hebdomadaires et lors des démonstrations des PoC pour valider les choix techniques et recueillir des feedbacks.

extrait de mon workflow CI/CD

extrait de nos différentes stacks

3. CIMO : Gestion des réunions de synchronisation avec l'équipe pour répartir les tâches et suivre les priorités à travers Azure DevOps. J'ai également partagé les décisions prises lors des réunions avec les membres absents via des comptes rendus détaillés. Organisation des appels avec le client pour valider les livrables et ajuster les tableaux de bord en fonction des besoins métiers identifiés lors des échanges.

extrait de notre méthodologie agile sur azure devops

extrait de notre méthodologie hybride sur azure devops extrait de notre groupe teams pour le projet

4. SF-Alignement IT : J'ai compris l'importance de communiquer les objectifs IT aux parties prenantes métiers en utilisant des présentations structurées et des rapports adaptés aux différents niveaux hiérarchiques.

• Pourquoi :

Identifier les différents domaines de la communication d'entreprise permet d'adapter les stratégies en fonction des objectifs et des publics cibles. Cela garantit une transmission claire et adaptée des messages, que ce soit pour informer, convaincre ou coordonner. En différenciant les types de communication (interne, externe, institutionnelle, etc.), il est possible de sélectionner les outils et les canaux les plus efficaces pour répondre aux besoins spécifiques et éviter les malentendus.

• Application pratique :

Dans le projet Koloka, la communication interne a été facilitée par l'organisation de réunions de sprint et de synchronisation via Azure DevOps, tandis que la communication externe avec le Product Owner s'est concentrée sur des présentations des livrables et la collecte de feedbacks pour ajuster le projet. Pour DevPro, j'ai animé des séances d'intelligence collective pour favoriser le partage d'idées en interne, et les démonstrations des PoC ont permis d'assurer une communication claire et régulière avec l'équipe HES. Dans le projet CIMO, les comptes rendus envoyés aux membres absents et les appels avec le client ont permis de maintenir une transparence et une cohésion dans la gestion des tableaux de bord.

• Réflexion personnelle :

Ces expériences m'ont appris l'importance d'adapter les messages selon les besoins des parties prenantes et les contextes. J'ai réalisé que chaque domaine de la communication d'entreprise nécessite une approche spécifique pour être efficace : une présentation destinée à l'équipe interne ne peut pas être identique à celle conçue pour le client. J'ai également pris conscience de l'importance de la documentation et des échanges réguliers pour assurer une continuité, même en cas d'absences ou de changements au sein de l'équipe.

Gérer des ressources humaines en parallèle sur plusieurs projets

• Quoi :

Cette compétence consiste à coordonner et superviser efficacement les ressources humaines affectées à plusieurs projets simultanés. Elle implique de planifier et d'allouer judicieusement les compétences et les talents disponibles en fonction des besoins spécifiques de chaque projet. Cela nécessite également de maintenir une communication fluide entre les équipes, de gérer les priorités, de résoudre les conflits potentiels et de s'assurer que les objectifs de chaque projet sont atteints dans les délais et budgets impartis. La capacité à équilibrer les charges de travail, à motiver les collaborateurs et à adapter les ressources en fonction des évolutions des projets est essentielle pour réussir dans cette fonction.

• Comment :

1. Koloka (Scrum Master) : En tant que Scrum Master, j’ai réparti les tâches entre les membres de l’équipe, organisé des réunions de suivi, et veillé à ce que chacun respecte les délais.

extrait d'azure devops du projet koloka

extrait d'une tâche que j'ai effectué

extrait du github de Koloka

extrait d'un message sur teams

2. CIMO : J’ai participé l'organisation avec mon camarade, comme la gestion des dashboards, tout en m’assurant que les tâches étaient bien alignées avec les capacités des membres de l’équipe.

extrait de notre méthodologie agile sur azure devops

extrait de notre méthodologie hybride sur azure devops

3. DevPro : J’ai géré plusieurs aspects du projet (API, NLU, bases de données vectorielles), tout en collaborant avec l’équipe sur des objectifs hebdomadaires.

extrait d'azure devops du projet devpro extrait du github du projet devpro extrait de notre groupe Teams

4. Pour assurer une gestion optimale des ressources humaines et une progression régulière sur plusieurs projets, nous avons mis en place une planification hebdomadaire précise. Cette organisation permet de structurer efficacement la semaine tout en maintenant un équilibre entre collaboration et travail individuel :

• Lundi matin : participation aux weekly meetings pour planifier la semaine et répartir les tâches prioritaires de chaque projet. Cela inclut la définition des objectifs et la synchronisation avec l'équipe sur les échéances.
• Lundi après-midi : avancement sur mes tâches individuelles dans les différents projets pour respecter les objectifs fixés lors des réunions du matin.
• Mardi : journée dédiée à DevPro, avec des réunions pour organiser le sprint, présenter les outils technologiques et résoudre ensemble des problématiques techniques, telles que l'intégration des embeddings et la gestion des erreurs sur l'API OpenAI.
• Mercredi après-midi : focus sur le projet CIMO, avec des réunions pour structurer le backlog, centraliser les informations sur Azure DevOps et ajuster les tableaux de bord en fonction des retours du client.
• Jeudi matin : continuation du projet CIMO, avec des points sur l’entraînement des modèles et la vérification des livrables analytiques.
• Jeudi après-midi : travail sur Koloka, avec des sessions collaboratives pour finaliser des composants front-end, résoudre des bugs et assurer la cohérence des styles CSS.
• Vendredi (journée) : consacrée à la rédaction des artéfacts et à la documentation des projets, incluant les articles réflexifs, les synthèses techniques et les retours sur les apprentissages.

Cette répartition hebdomadaire permet de garantir un équilibre de charge de travail, une progression fluide des projets et une meilleure anticipation des imprévus. En réservant des créneaux fixes à chaque projet, nous assurons une continuité dans le suivi et la collaboration avec les équipes, tout en maintenant des moments dédiés pour la réflexion et la production des livrables.

• Pourquoi :

Gérer des ressources humaines sur plusieurs projets permet d'optimiser la répartition des compétences et de garantir que chaque équipe dispose des ressources nécessaires pour atteindre ses objectifs. Cela contribue à éviter les goulots d'étranglement, à équilibrer la charge de travail, et à assurer une progression constante sur plusieurs fronts simultanément. Une gestion efficace des ressources réduit également le risque de surcharge, améliore la motivation des équipes et augmente la productivité globale.

• Application pratique :

Dans le projet Koloka, en tant que Scrum Master, j'ai organisé des réunions de suivi et réparti les tâches selon les compétences des membres de l'équipe pour respecter les échéances. Dans CIMO, j'ai supervisé plusieurs volets du projet, tels que la gestion des dashboards et les prédictions ML, en veillant à ce que chaque membre travaille sur des tâches correspondant à ses capacités tout en suivant le backlog. Pour DevPro, j'ai coordonné les tâches liées aux API, à la NLU et aux bases de données vectorielles, en organisant des réunions hebdomadaires pour synchroniser l'avancement et gérer les priorités en fonction des objectifs de sprint.

• Réflexion personnelle :

Ces expériences m'ont appris l'importance d'adapter la répartition des ressources en fonction des évolutions des projets et des imprévus. J'ai réalisé qu'une communication claire et régulière est essentielle pour éviter les incompréhensions et maintenir une dynamique positive. J'ai également compris qu'il est nécessaire de surveiller les charges de travail individuelles pour éviter la surcharge et assurer un bon équilibre entre performance et bien-être des membres de l'équipe.

Savoir mobiliser l’intelligence collective

• Quoi :

Cette compétence consiste à rassembler et exploiter les connaissances, les compétences et les expériences de l'ensemble d'un groupe ou d'une équipe pour atteindre des objectifs communs. Elle implique de créer un environnement collaboratif où chaque membre est encouragé à partager ses idées et à contribuer activement. Mobiliser l'intelligence collective signifie faciliter une communication ouverte, promouvoir la co-création et tirer parti de la diversité des points de vue pour résoudre des problèmes complexes, innover et améliorer la prise de décision au sein de l'organisation.

• Comment :

1. Koloka : J'ai mobilisé l'intelligence collective lors de la réunion d'équipe pour définir les styles CSS avec Tailwind, ainsi que lors de la planification et de la gestion des sprints. Ces actions montrent ma capacité à rassembler les contributions de l'équipe pour atteindre des objectifs communs.

extrait d'azure devops du projet koloka extrait du burndown

2. DevPro : J’ai mobilisé l’intelligence collective en organisant une séance de brainstorming où chaque membre a présenté des outils technologiques pour le projet. Nous avons discuté des forces et faiblesses de chaque solution et sélectionné les trois stacks principaux. Ces échanges ont permis d’impliquer l’équipe dans les choix stratégiques tout en exploitant leurs compétences individuelles. Lors de la présentation des schémas CI/CD, j'ai collaboré avec un camarade pour fusionner nos idées et créer une solution commune adaptée aux besoins du projet. Pendant les réunions d'équipe, j'ai activement participé aux échanges pour clarifier des points techniques et proposer des ajustements pour garantir l'avancement du projet.

extrait de mes recherches pour la stack technologique

extrait de nos différentes stacks

extrait de notre croquis du processus

extrait de notre processus

extrait de mon workflow CI/CD

3. CIMO : J’ai mobilisé l’intelligence collective lors de réunions avec l’équipe pour débloquer des problèmes techniques, comme la gestion des données dans le warehouse ou l’optimisation des tableaux de bord. J’ai également organisé des discussions pour ajuster la méthodologie hybride et intégrer les retours de l’équipe, garantissant ainsi une collaboration productive. Lors des réunions de suivi, j'ai présenté l'avancement du projet et répondu aux questions des participants. J'ai collaboré avec l'équipe pour résoudre les problèmes liés à l'accès aux outils et pour clarifier les étapes du projet. Ces échanges ont renforcé la coordination et la cohésion de l'équipe.

extrait de notre méthodologie agile sur azure devops

extrait de notre méthodologie hybride sur azure devops

• Pourquoi :

Mobiliser l'intelligence collective permet de tirer parti des compétences et des expériences variées des membres d'une équipe pour améliorer la résolution de problèmes, innover et renforcer la prise de décision. Cette approche collaborative favorise l'engagement et l'adhésion de chacun aux objectifs du projet, en créant un environnement où chacun se sent écouté et valorisé. En exploitant la diversité des points de vue, on peut identifier des solutions plus créatives et pertinentes face à des défis complexes.

• Application pratique :

Dans le projet Koloka, la réunion pour définir les styles CSS avec Tailwind a permis de centraliser les idées de l'équipe et de co-créer des solutions adaptées aux besoins du projet. Pour DevPro, la séance de brainstorming sur les stacks technologiques a permis de faire émerger des propositions diversifiées et de sélectionner les meilleures options après une discussion collective. De plus, la présentation des schémas CI/CD a été enrichie par la fusion des idées de plusieurs membres de l'équipe pour aboutir à une architecture optimisée. Dans le projet CIMO, les discussions sur l'amélioration des tableaux de bord et l'ajustement de la méthodologie hybride ont permis d'intégrer les retours de l'équipe pour garantir un avancement aligné sur les attentes du client.

• Réflexion personnelle :

Ces expériences m'ont montré que la mobilisation de l'intelligence collective ne se limite pas à solliciter des idées, mais nécessite de créer un cadre structuré et propice aux échanges constructifs. J'ai appris qu'il est essentiel de faciliter la communication et de valoriser les contributions de chacun pour maintenir une dynamique collaborative efficace. J'ai également compris que l'écoute active et la prise en compte des retours permettent de renforcer la cohésion et d'améliorer la qualité des décisions collectives.